Việc mua sắm văn phòng phẩm hiện nay rất dễ dàng, nhưng quản lý làm sao cho chặt chẽ và hiệu quả là một việc các doanh nghiệp rất đáng quan tâm.

Dưới đây, Văn phòng phẩm TMH xin giới thiệu một quy trình điển hình của việc mua sắm và quản lý.

Quy trình thanh toán mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm

Trình tự công việc:

Bước 1: Lập kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm

– Phòng kế toán/Hành chính: tiếp nhận hồ sơ mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm từ đơn vị chức năng, bao gồm:

+ Giấy đề nghị mua sắm được duyệt từ các đơn vị, trên cơ sở đó lập kế hoạch mua sắm. 

+ Đối với đơn hàng nhỏ, có thể mua hàng trực tiếp. Đối với đơn hàng lớn hoặc đối với doanh nghiệp nhà nước cần có 3 báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau.

+ Thương thảo hợp đồng

Bước 2. Mua sắm văn phòng phẩm:

+ Biên bản giao hàng (Mẫu C50-HD); Phiếu giao hàng nguyên vật liệu; công cụ, dụng cụ của nhà cung cấp và được 2 bên ký giao nhận (do bên cung cấp trực tiếp giao hàng).+ Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (2 bản).

+ Hóa đơn tài chính (bản chính).

+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

+ Những chứng từ cần thiết khác: phụ lục hợp đồng, giấy ủy quyền… (nếu có)

– Căn cứ hồ sơ mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm sau khi đã được kiểm tra, kế toán làm thủ tục chuyển khoản tạm ứng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp.

Bước 3: phân phối văn phòng phẩm nội bộ